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§ 5 TMG
Schloßvippacher Carnevalsverein 1958 e.V.
Vereinsregister 150728
Verantwortlich:
Schloßvippacher Carnevalsverein 1958 e.V.
Präsidentin Yvonne Bursch
Siedlung 13
99195 Schloßvippach
Kontakt:
Telefon: [+49] 172 2773237
E-Mail: info@scv1958ev.de
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Datenschutzerklärung
Präambel
Der Schloßvippacher Carnevalsverein 1958 e. V. verarbeitet in vielfacher Weise im Rahmen seiner Ver einstätigkeit und zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke personenbezogene Daten seiner Vereins mitglieder (z. B. im Rahmen der Mitglieder- und Beitragsverwaltung, der Organisation des Vereinsbe triebes und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereines).
Um die Vorgaben der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheit lichen und sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereines zu gewährleisten, gibt sich der Schloßvippacher Carnevalsverein 1958 e. V. die nachfolgende Datenschutzordnung, die durch die Mitgliederversammlung in ihrer Sitzung am 01.09.2018 beschlossen wurde:
§ 1 Zweck der Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung
Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich zu Vereinszwecken. Diese Zwecke sind insbesondere:
▪ Mitgliederverwaltung,
▪ Mitgliedsbeitragsverwaltung,
▪ Berichte über Vereinstätigkeiten,
▪ Dokumentation und Archivierung von Vereinstätigkeiten in Bild und Ton,
▪ Ehrungen zu Geburtstagen und Hochzeitstagen,
▪ Ehrungen durch karnevalistische Dachverbände (Landesverband Thüringer Karnevalsvereine e. V. sowie Bund Deutscher Karneval e. V.),
▪ Nachruf bei Todesfällen sowie
▪ Versicherungszwecke
§ 2 Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
(1) Mit dem Beitritt eines Mitgliedes zum Verein können folgende personenbezogene Daten erhoben und gespeichert werden:
▪ Vor- und Zuname,
▪ Geschlecht,
▪ Geburtsdatum,
▪ Heiratsdatum,
▪ Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort),
▪ Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail),
▪ Zeitpunkt des Beitrittes zum Verein,
▪ Abteilungs-/Tanzgruppenzugehörigkeit,
▪ Funktion im Verein,
▪ Bankverbindung sowie
▪ bei Minderjährigen: Namen, Anschriften und Kommunikationsdaten der gesetzlichen Vertreter.
(2) Mit dem Beitritt zum Verein erklärt sich das Mitglied einverstanden, dass die im Zusammen hang mit der Mitgliedschaft benötigten personenbezogenen Daten durch den Verein unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Ohne dieses Einverständnis kann eine Vereinsmitgliedschaft nicht begründet werden.
(3) Die Mitglieder sind verpflichtet, alle Änderungen ihrer personenbezogenen Daten unaufge fordert dem Vorstand mitzuteilen.
(4) Die erhobenen Daten werden sowohl in einem EDV-System, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einer unberechtigten Kenntnisnahme Dritter geschützt ist, gespeichert als auch in ausgedruckten Listen, die lediglich den verantwortlichen Personen (vgl. § 3 dieser Datenschutzordnung) zugänglich gemacht werden, verwaltet.
§ 3 Zuständigkeit für die Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung
(1) Verantwortlich für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand gemäß § 13 Abs. 1 a. bis e. der gültigen Satzung des SCV 1958 e. V.
(2) Den Verantwortlichen ist es untersagt, die personenbezogenen Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekanntzuge ben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch nach dem Ausscheiden des Mitgliedes aus dem Verein fort.
§ 4 Herausgabe von Mitgliederverzeichnissen
(1) Mitgliederverzeichnisse dürfen nur an Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert (z. B. Übungsleiter), herausgegegeben werden. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
(2) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner sat zungsmäßigen oder gesetzlichen Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitglie derversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschriften als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck ver wendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 5 Übermittlung von Daten an karnevalistische Dachverbände
(1) Als Mitglied des Landesverbandes Thüringer Karnevalsvereine e. V. (LTK e. V.) sowie des Bundes Deutscher Karneval e. V. (BDK e. V.) ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Verband zu melden. Dies gilt insbesondere für die Beantragung von Ehrungen durch die Verbände sowie für die Anmeldung zu Lehrgängen, Fachtagungen und Veranstaltungen der Verbände. Dabei können insbesondere folgende Daten übermittelt werden:
▪ Vor- und Zuname,
▪ Geschlecht,
▪ Geburtsdatum,
▪ Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort),
▪ Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail),
▪ Zeitpunkt des Beitrittes zum Verein,
▪ Abteilungs-/Tanzgruppenzugehörigkeit,
▪ bei Vorstandsmitgliedern und Funktionsträgern: Bezeichnung ihrer Funktion im Verein sowie
▪ Ehrungshistorie (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes).
(2) Der Verein erklärt bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Verband ausdrücklich, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen. Die übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüs selten Verfahren.
§ 6 Datenverarbeitung im Rahmen der Presse-/Öffentlichkeitsarbeit bzw. im Zusammenhang mit Social-Media-Plattformen
(1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Berichte über Vereinsaktivitäten) veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Vereinsmitglieder in Print-, Tele- und elektronischen Medien (z. B. Jahres- und Festschriften des Vereines, örtliche Tageszeitung, Amtsblatt der Gemeinde, Heimatglocken, Vereinshomepage oder Social-Media-Plattfor men). Dabei können insbesondere folgende Daten übermittelt werden:
▪ Vor- und Zuname,
▪ Alter,
▪ Dauer der Vereinszugehörigkeit sowie
▪ Funktion und Aufgabe im Verein.
(2) Bei Funktionsträgern (z. B. Vorstand, Elferrat, Abteilungs- und Übungsleitern) können dar über hinaus folgende Daten übermittelt werden:
▪ Telefonnummer sowie
▪ E-Mail-Adressen.
(3) Der Verein trägt Sorge dafür, dass keine kompromittierenden Fotos seiner Mitglieder veröf fentlicht werden. Im Übrigen werden die auf der Homepage des Vereines veröffentlichten Fotos passwortgeschützt.
(4) Jedes Mitglied kann gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widerspre chen. lm Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten und Fotos des widersprechenden Mitgliedes werden umgehend von der Homepage des Vereins entfernt.
§ 7 Vereinsinterne Kommunikation
(1) Für die vereinsinterne Kommunikation wird u. a. eine WhatsApp-Gruppe verwendet. Inso weit können die in der Gruppe beteiligten Vereinsmitglieder Kenntnis von den Telefonnum mern anderer Vereinsmitglieder erlangen. Jedes Vereinsmitglied hat das Recht, der Beteili gung in der WhatsApp-Gruppe gegenüber dem Vorstand zu widersprechen. Es wird umge hend nach Widerspruch aus der Gruppe entfernt.
(2) Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, sind die E-Mail-Adressen über „bcc“ (blind carbon copy = Blindkopie) zu erfassen.
§ 8 Recht auf Auskunft der Mitglieder
(1) Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.
(2) Diese Rechte können schriftlich bei den in § 3 genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.
§ 9 Löschung von personenbezogenen Daten
Beim Austritt des Mitgliedes aus dem Verein werden alle gespeicherten Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) dem entgegenstehen. Sodann erfolt die Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht.
§ 10 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein nicht 10 oder mehr Personen ständig mit den Mitgliederdaten zu tun haben, ist ein Datenschutzbeauftragter nicht zu benennen.
§ 11 Bekanntgabe und Inkrafttreten
(1) Diese Datenschutzordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
(2) Die Datenschutzordnung kann durch alle Vereinsmitglieder eingesehen werden. Hierzu ist eine vorherige Anmeldung bei einem Vorstandsmitglied erforderlich.
(3) Mitglieder, die nach dem Zeitpunkt, zu dem diese Datenschutzordnung beschlossen wurde, dem Verein beitreten, erhalten ebenfalls die Möglichkeit zur Einsichtnahme in die Daten schutzordnung. Diese ist mit dem Beitritt auch für sie verbindlich.
Schloßvippach, 01.09.2018
Der Vorstand und die Mitgliederversammlung des Schloßvippacher Carnevalsvereins 1958 e. V.